مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری

هماهنگی یکی ازمهم‌ترین اصول طراحی ست اداری است که زیبایی و نظم را در حوزه‌های گوناگون به‌همراه می‌آورد. طبق اصول طراحی ست اداری، این ست باید از هماهنگی درونی و بیرونی برخوردار باشد.

• هماهنگی درونی: به معنای هم‌ شکل بودن طراحی اقلام گوناگون از لحاظ خطوط، انحنا ها و رنگ‌ بندی است.
•  هماهنگی بیرونی: منظور از هماهنگی بیرونی در اصول طراحی ست اداری، همگون بودن طراحی ست اداری با سایر طراحی‌ های خارج از این ست است؛ برای مثال می توان هماهنگی ست اداری با طراحی رابط کاربری وب‌سایت و هماهنگی طراحی لوگو‌ ی طرح‌ ها با رنگ سازمانی را نام برد.

توجه به موضوع فعالیت،نکته‌ ی مهم دیگری در اصول طراحی ست اداری است و به‌خصوص برای کسب‌ و کار هایی که قبل از طراحی ست اداری، هویت بصری برای سازمان خود ایجاد نکرده اند، از اهمیت ویژه‌ ای برخوردار می باشد. مثلا ست اداری یک دفتر حقوقی باید دارای رنگ‌ های رسمی‌ بوده یا ست اداری کسانی که در حوزه‌ی پوشاک کودک فعالیت می‌ کنند، بهتر می باشد با رنگ‌ های شاد و پر انرژی طراحی گردد.

به‌خاطر داشته باشید که هنگام طراحی ست اداری، کامل بودن اطلاعات ضروری کسب‌ و کار شما نقش بسیار مهم و اهمیت بالائی دارد. پس در طراحی ست اداری خود ذکر اطلاعاتی مثل اطلاعات زیر را اعمال کنید:

1. آدرس پستی،
2. شماره تلفن،
3. آدرس وب‌
4. سایت 
5. آدرس پست الکترونیکی 

از دیگر نکته های مهم در اصول طراحی ست اداری، رعایت استاندارد های مربوط به اقلام استفاده‌ شده می باشد؛ برای نمونه ، اندازه استاندارد سربرگ، A4 و A5 است. با استفاده از اصول طراحی ست اداری از ایده‌ های خلاقانه و کاربردی بهره ببرید تا بتوانید به نتیجه‌ ای ایده‌آل و منحصر به‌ فرد برسید.

ست اداری شامل چه مواردی می شود؟

• سربرگ : برای مکاتبه و نگارش نامه های اداری و رسمی
• پاکت نامه : برای ارسال مبادلات ، وجه نقد و یا رد و بدل کردن قرار داد ها
• یادداشت : استفاده از کاغذهایی برای نوت برداری و چرک نویس
• کارت ویزیت : کارت ای در ابعاد کوچک (مربع یا مستطیل) برای درج اطلاعات تماس شرکت و مشخصات کسب و کار
• پاکت سی دی : در دهه گذشته جزو پر طرفدارترین پارامترهای طراحی ست اداری بود اما امروزه طراحی و چاپ آن بسیار کاهش پیدا کرده است
• فولدر : پوشه ای برای نگهداری کاغذ ( فلایر ) داخل آن

توجه داشته باشید که … در کنار آن‌ ها مواردی مثل اوراق مالی و اداری(فاکتور، قبض، کاردکس و فرم‌های داخلی)، کارت‌های پرسنلی و … نیز می‌ توانند در طراحی ست اداری گنجانده شوند.

رعایت اصول طراحی

در صورت بکار گیری طراحی لوگو اصول طراحی ست اداری، این مجموعه حاصل شده در نظر دیگران و همچنین در دنیای اقتصادی امروزی همراهی قدرتمند خواهد بود. پس نباید سهوی نگاه کرد. به تهیه ست اداری بلکه شما با صرف وقت و هزینه تنها به این بخش بسیار از رقبای خود که این کار را نکرده اند جلو تر باشید. و رشد و شهرت بیشتری در مدت زمان کمی کسب کنید.

ست اداری می تواند در بخش های مختلف عمل کرد عالی داشته باشد. توجه داشته باشید که هر چقدر یک ست اداری قدرتمند تاثیر مثبت دارد. برعکس ست اداری نا مناسب سبب پسرفت و حتی شکل گیری آشوب در شرکت گردد.

اهمیت ست اداری

طراحی لوگو ی مسئولین و گردانندگان در یک شرکت در طول ساعات کاری خود با افراد زیادی در تماس باشند و صحبت نمایند. این دیدار ها غیر حضوری و از راه دور خواهد بود در بیشتر مواقع. بنابراین اوراق اداری شرکت می‌ توانند به عنوان نماینده معرف شخصیت شما و سازمانتان باشند. نه تنها تاثیر خواهد داشت در پیشترفت و یا پسرفت شرکت بلکه جایگاه‌ فرد را در نظر مخاطب بهبود بخشیده و می تواند در او ایجاد اعتماد نماید.

از آنجایی‌ که اغلب مذاکرات غیر حضوری هستند، اوراق اداری شرکت می‌ توانند به عنوان نماینده معرف شخصیت شما و سازمانتان باشند؛ همچنین جایگاه‌ تان را در نظر مخاطب بهبود بخشیده و در او ایجاد اعتماد نماید.

بدیهی است که طراحی طبق اصول طراحی ست اداری می‌ تواند به‌صورت غیر مستقیم به‌شکل یک بازاریاب برای شما عمل کند و دیدگاه مخاطبتان را شکل دهد. استفاده از یک ست اداری با طراحی یکپارچه و تخصصی شخصیت برند شما را به نمایش می‌ گذارد و از مهم ترین راه‌های ارتباط با شرکت‌ ها و اشخاص گوناگون می باشد. اوراق و اقلام اداری در شناخت مخاطب و اعتماد او اثر می‌ گذارد و تصویری ماندگار از شما و موسسه شما در ذهن او شکل می دهد.

مزیت استفاده از ست اداری

زمانی که شما به یک ماشین مدل بالا سوار می شود می بینید هماهنگی از کوچک ترین اجزا تا قسمت های مهم و بزرگدرو ن و بیرون اتومبیل وجود دارد .و این هماهنگی دیداری باعث ایجاد حس بهتر در شما می شود.

حال تصور کنید شما به عنوان یک مشتری یا مدیر سازمان برای اولین بار به محلی می روید، از بدو ورود به سازمان تا نشستن در اتاق انتظار و ملاحظه بروشور ها و کاتالوگ ها و یا شروع مذاکرات با اعضای شرکت و در اختیار گذاشتن فولدر و فلایر ها و در نهایت دادن یک کارت ویزیت و یا فاکتور به شما… همگی دارای یک هارمونی خاص هستند و این هارمونی باعث ایجاد حس اعتماد بیشتر در نظر شما می شود و دقیقا مهمترین ویژگی ست اداری ایجاد اعتماد و متمایز کردن شما از دیگران است.

نکات مهم در طراحی ست اداری

در طراحی ست اداری باید استانداردهای خاصی لحاظ شود. عناصر گرافیکی نقش مهمی در زیبایی و جلوه‌ی ست اداری شما دارند، اما استفاده‌ی زیاد از آن‌ها می‌تواند جذابیت کار را از بین ببرد. در طراحی ست اداری باید فضای خنثی نیز در نظر گرفته شود. برای شناخت بیشتر قوانین و استانداردهای طراحی ست اداری در ادامه به مواردی اشاره می‌شود:

• در طراحی ست اداری حتما از رنگ ثابت سازمانی استفاده کنید.
• سایز فونت باید مناسب و خوانا باشد، بهترین سایز فونت برای ست اداری 9 است.
• از نوشتن متن رنگی شدیدا خودداری کنید.
• طراحی ساده موجب افزایش جذابیت ست اداری شما می‌شود؛ پس بهتر است از سبک‌های بازاری و استفاده بیش‌ازحد از تصاویر خودداری کنید.
• با توجه به فارسی یا لاتین بودن لوگو بهترین مکان را برای آن انتخاب کنید.
• با مشاوره یک فرد متخصص چاپ، مرغوب‌ترین جنس ممکن را برای ست اداری خود انتخاب کنید.
• در طراحی سربرگ، فضای مفید و قابل استفاده را تا حد ممکن افزایش دهید.
• نهایتا از دو رنگ در ست اداری خود استفاده کنید.
• حاشیه‌ی امن برش را در طراحی مدنظر قرار دهید.

 کاربرد ست اداری برای کسب‌وکارها

همانطور که پیش از این ذکر شد، مکاتبات اداری از مهمترین ابزارهای ارتباطی و تعاملی برای هر سازمان یا شرکت هستند؛ به‌عبارت دیگر مکاتبات اداری زبان رسمی هر شرکت است و نحوه ارائه و ظاهر ست اداری در کنار رعایت کردن آیین نگارش می‌تواند در موفقیت هر شرکت نقش مهمی ایفا کند. در ادامه به کاربردهای ست اداری اشاره خواهیم کرد:

• • انتقال اطلاعات به‌صورت یکپارچه

مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری این است که انتقال اطلاعات به‌صورت یکپارچه و منسجم در قالبی رسمی صورت پذیرد. اطلاعات ذکر شده در سربرگ و پاکت‌نامه، شرکت شما را به طور کامل به مخاطب معرفی کرده و در صورتی‌که طراحی آن‌ها جذاب باشد و از رنگ‌های هماهنگ در آن استفاده شده باشد، مخاطبتان ترغیب می‌شود تا با شما ارتباط بیشتری برقرار کند.

• • نشان‌دهنده هویت شرکت و سهولت در ارتباطات

طبق اصول طراحی ست اداری، شکل ظاهری ست شما در کنار نحوه‌ی نگارش مطالب و نحوه‌ی درج آن‌ها، هویت و ماهیت کاری شرکت شما را نشان می‌دهد و همچنین موجب ارتقای برند شما می‌شود. علاوه ‌بر این راه‌های ارتباطی مندرج در ست اداری‌تان دسترسی آسان مخاطبین و شرکت‌های دیگر را به شما فراهم می‌کند.

• • افزایش امنیت

از دیگر کاربردهای ست اداری افزایش امنیت است؛ به‌این معنا که شما می‌توانید با ثبت اسناد و اوراق متعلق به برندتان از هرگونه کپی‌برداری و مشکلات ناشی از آن جلوگیری کنید. تصور کنید که مدیر یک شرکت در کاغذی سفید با شرکت دیگری قرارداد کاری امضا کند، این امکان وجود دارد که طرفین معامله با درج اطلاعات روی کاغذ سفید و بی‌نام‌ونشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، به‌نفع خود از قرارداد سوءاستفاده کنند.

• • ایجاد اعتماد در مخاطبین

یک ست اداری اعتبار موسسه شما را نمایش می دهد. همچنین باعث شناخت شما در میان بقیه خواهد شد. به بیانی دیگر یک ست اداری می تواند باعث افزایش اعتماد گردد.

• • ثبت مکاتبات اداری

ارائه‌ی اطلاعات لازم برای ثبت در اتوماسیون اداری شرکت مخاطب اهمیت زیادی دارد. یکی از مهمترین کاربردهای ست اداری این است که تمام مکاتبات اداری شما با درج شماره‌نامه، عنوان و اطلاعات دیگر ثبت می‌شوند.

• • معرفی ماهیت کاری و تجاری شرکت

طبق اصول طراحی ست اداری، درج لوگو روی هر کدام از اقلام اداری می‌تواند برند و خدماتی را که ارائه می‌دهید، بهتر در معرض دید مخاطب قرار دهد و به‌این‌شکل ماهیت کاری شما به رسمیت شناخته می‌شود.

• • نشان‌دهنده نظم و ترتیب شرکت

از دیگر کاربردهای ست اداری این است که هماهنگی و هارمونی موجود در رنگ و محتوای آن باعث می‌شود که مخاطب این نظم و ترتیب را به کل فعالیت و شرکت‌تان تعمیم دهد و جذب شما بشود.

• • تأثیر طراحی ست اداری در تبلیغات شرکت‌ها

یک ست اداری حرفه‌ ای، زیبا و متناسب با تم و رنگ شرکت شما می‌ تواند معرف فعالیت و عملکرد شرکت تان باشد و غالبا شرکت‌ ها برای انجام امور تبلیغاتی از آن استفاده می‌کنند. اگر کارت ویزیت طراحی خوبی داشته باشد به‌ تنهایی می‌ تواند در تبلیغ شرکت شما نقش حیاتی ایفا کند.

ست اداری و طراحی خاص با ایجاد یک هویت بصری زیبا و خاص، به برندسازی شرکت شما کمک می‌کند. در واقع می‌ توانید با استفاده از ست اداری منحصر به‌ فرد خود، سریع‌ تر با مخاطب ارتباط برقرار کرده و در ذهن او مانا و همیشگی باشید.

سخن پایانی